Chuyển đổi số đang là một trong những cụm từ hot, là đề tài nóng được chính phủ và những doanh nghiệp lớn quan tâm hết sức. Nhưng dường như khái niệm này vẫn còn khá xa vời, mơ hồ với các doanh nghiệp SMEs. Thực chất chuyển đổi số là làm gì? Doanh nghiệp không cần chuyển đổi số vẫn sống được?

1 - CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ GÌ? 

Chuyển đổi số (Digital transformation) là việc tích hợp công nghệ và kỹ thuật số vào từng ngóc ngách trong quá trình hoạt động của tổ chức, với mục tiêu chính là gia tăng hiệu quả vận hành, năng cao sự hài lòng của khách hàng và hơn nữa là tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Tại Việt Nam, chuyển đổi số được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Quá trình chuyển đổi số đòi hỏi tổ chức phải có một quyết tâm thay đổi từ gốc rễ, liên tục thách thức những thói quen, không ngừng thử nghiệm cái mới và học làm quen với thất bại. Chính vì thế, nhiều tổ chức rất chật vật trong quá trình chuyển đổi số vì không thể nào bỏ được những giá trị cốt lõi. Bất chấp những khó khăn, hàng loạt tập đoàn vẫn tranh nhau chuyển đổi số vì vô số lợi ích mà nó mang lại.

2 - TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN CHUYỂN ĐỔI SỐ?

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích như cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời. Qua đó, hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao. Cụ thể như sau:

- Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

Thay vì phải ngồi chờ nhân viên gửi báo cáo qua đường email hoặc báo cáo bản cứng, các CEO hoàn toàn có thể chủ động xem các loại báo cáo mà mình muốn bất cứ lúc nào. Đây là lợi ích vô cùng to lớn do chuyển đổi số mang lại.

Mọi hoạt động của công ty từ việc có khách hàng tìm hiểu sản phẩm, nhân viên kinh doanh bán hàng, kế toán ghi nhận doanh số hay biến động nhân sự ở các bộ phận như thế nào đều được thể hiện trên các công cụ số, mà cụ thể ở đây là các phần mềm quản trị doanh nghiệp. CEO dễ dàng truy xuất báo cáo về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Không chậm trễ và cũng không có “vùng tối” sẽ giúp CEO quản lý doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch hơn so với thời kỳ trước đó.

- Xóa nhòa khoảng cách giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

Thực tế ở các doanh nghiệp chưa chuyển đổi số, hầu như không có sự liên kết thông tin giữa các phòng ban với nhau, phòng ban nào làm việc của phòng ban đó bởi mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm riêng lẻ. Chính điều này đã khiến cho công việc thường xuyên bị tắc nghẽn không rõ nguyên nhân, kéo theo hàng loạt các tác động xấu đến doanh nghiệp như: phục vụ khách hàng chậm hơn, bán được ít hàng hơn, doanh thu đi xuống,….

Khi áp dụng chuyển đổi số, có nghĩa là doanh nghiệp đã tạo ra một nền tảng kết nối được tất cả các phòng ban nội bộ lại với nhau. Mỗi phòng ban vẫn có công cụ để phục vụ nghiệp vụ chuyên môn mà vẫn có thể giao tiếp với bộ phận khác. Thông qua các kết nối này, các vấn đề được nhận dạng, phòng ngừa trước khi xẩy ra và sẽ được xử lý nhanh chóng khi các chức năng có thể thấy và phối hợp cùng nhau.

- Tối ưu hóa năng suất nhân viên

Theo nghiên cứu từ năm 2017 của Microsoft tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương, chuyển đổi số sẽ làm tăng năng suất lao động trong năm 2020 là 21%; 85% công việc trong khu vực sẽ bị biến đổi trong ba năm tiếp theo. Quyết định thuê nhân viên vào làm việc, doanh nghiệp nào cũng muốn khai thác được tối đa năng lực của họ trong công việc, chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện điều này.

Thứ nhất, những công việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà doanh nghiệp không cần tốn chi phí trả lương cho nhân viên thực hiện.

Thứ hai, vì vậy mà nhân viên có thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các công việc có giá trị gia tăng cao. Bên cạnh đó, chuyển đổi số cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của nhân viên thay vì quan điểm lỗi thời chú trọng đến thời gian đầu vào như trước đây.

- Nâng cao khả năng cạnh tranh

Doanh nghiệp nào sở hữu nền tàng số hóa thì có thể triển khai và vận hành doanh nghiệp hiệu quả , chính xác và chất lượng hơn. Các giải pháp quản trị và vận hành số hóa gia tăng hiệu quả từ 30-40% cho tới 100%. Để so sánh tác động của doanh nghiệp chuyển đổi số và truyền thống có lẽ giống như cuộc chiến của người khổng lồ và kẻ tí hon vậy.

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh còn thể hiện ở việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, chăm sóc cá nhân hóa khách hàng, phục vụ khách hàng tốt hơn,…

3 - CÔNG CỤ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ NHANH CHÓNG

Vấn đề quan trọng nhất trong chuyển đổi số là việc thay đổi tư duy, cách tiếp cận và ứng dụng thì mới có thể tận dụng được hết lợi ích của việc chuyển đổi số.

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và lớn hay doanh nghiệp đa chi nhánh Việt Nam đã bước đầu thực hiện chuyển đổi số bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp. Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được là:

- Ổn định lại hệ thống và chuẩn hóa quy trình làm việc

- Liên kết các phòng ban Kế toán – Nhân sự – Bán hàng, thống nhất cách trao đổi thông tin giữa các bộ phận này với nhau

- Phân quyền cho từng nhân viên đến từng chức năng làm việc đảm bảo an toàn dữ liệu

- Người quản lý chủ động xem được báo cáo mọi lúc mọi nơi, không cần chờ nhân viên gửi

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HMH

Địa chỉ: 8 Bàu Cát 5, Phường 14, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Hotline: 0985.938.004 (Mr. Huy)

Email: huyhm@hmhvn.com.vn

Website: www.hmhvn.com.vn